Delegar… ¡Ah! esa palabra que suena tan sencilla y sin embargo al nombrarla se siente como mariposas de preocupación en el estómago. En el ámbito laboral y personal delegar es básicamente pasarle la pelota a alguien más, con la esperanza de que no solo la reciba sino que también anote. Sin embargo, la realidad es que la mayoría de las veces terminamos corriendo nosotros tras el balón sin pasarlo porque nos cuesta horrores soltarlo.
¿Pero por qué pasa esto? Bueno, parte de la respuesta la encontramos en la psicología. Stephen Covey autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” menciona que muchas veces no delegamos porque pensamos tontamente que “nadie puede hacerlo mejor que nosotros”. Esta mentalidad no solo nos desgasta a nosotros, también desmotiva a los que no les delegamos actividad alguna, aunado a que también limita el crecimiento de nuestro equipo, empresa o entorno personal.
Un ejemplo claro es cuando en el trabajo te toca organizar una junta. Sabes que podrías pedirle a alguien más que se encargue del café, las galletitas, el lugar en donde se llevará a cabo, etc., pero prefieres hacerlo tú mismo porque según tu “es más rápido hacerlo que explicarlo”. Lo que en realidad estás comunicando es: “No tengo tiempo para invertir en enseñar para liberar mi tiempo a futuro”. O en la casa (porque igual pasa), cuando prefieres lavar los trastes porque cada vez que lo hace alguien más parece que solo quitaron los excesos de comida y los pusieron para ser utilizados nuevamente.
La trampa está en que delegar no se trata solo de repartir tareas, se trata de dar contexto, capacitar, explicar expectativas y confiar en que después de esto previo la otra persona puede y quiere hacerlo. La capacitación es la clave, ya que como según tu no delegas porque solo tu haces bien esa tarea, entonces debes de capacitar a la otra persona para que haga esa tarea tal y como tu la harías (¿Capiche?), y después aquí nos encontramos con otro obstáculo mental: el miedo a perder el control. En su libro “La paradoja del líder”, Simon Sinek nos recuerda que el verdadero liderazgo implica soltar, confiar y apoyar. El problema es que soltar el control es casi tan difícil como soltar el control remoto después de unos diez años de matrimonio.
Además, delegar requiere paciencia, y seamos sinceros muchos de nosotros tenemos la paciencia de un niño frente a un pastel; queremos resultados inmediatos y sin margen de error. Pero delegar es mas como plantar una semilla; hay que sembrarla, regarla, esperar y a veces arrancar una que otra mala hierba. En el camino habrá fallos y eso está bien, los errores son parte del proceso de aprendizaje, tanto para el que delega como para el que ejecuta.
En conclusión, delegar es un acto de inteligencia, humildad y estrategia. Es aceptar que no eres el único capaz de hacer las cosas bien (o medio bien) y que permitir que otros asuman responsabilidades no te hace menos competente o poderoso, sino te combiertes en alguién más efectivo y multitask. Así que la próxima vez que te veas queriendo hacer todo tú solo recuerda, hasta Batman tiene a Robin y no es por incapacidad.
Existen muchas herramientas simples y efectivas que puedes utilizar en tu día a día para delegar de forma efectiva y eficaz. Aquí te comparto algunas que a mi me han dado resultado y que han sido de gran ayuda para manejarme mejor al delegar en mi vida y en mis negocios:
1. Listas de Tareas
• Herramientas: Notas del teléfono o de tu equipo de computo, o simplemente una libreta y una pluma.
• Cómo usarla: Elabora una lista de las tareas que de manera cotidiana llevas a cabo y frente a cada una agrega “Lo que puedo hacer”, “Lo que puedo delegar” y “Lo que puedo eliminar”. Una vez identificado lo delegable asigna la tarea a alguien, capacitalo para que lleve a cabo esto de la forma en que tu lo haces y con contexto e instrucciones claras libera esta actividad y monitorea que se esté llevando a cabo de forma correcta. Aquí cabe una anotación, si de repente ves que la persona a la que delegaste lo hace con su estilo y de manera más sencilla y eficiente obteniendo los mismos resultados entonces aprende y deja que lo siga haciendo así.
2. Comunicación Clara y Eficiente
• Herramientas: WhatsApp o correos electrónicos con instrucciones exageradamente detalladas.
• Cómo usarlas: Define el objetivo de la tarea, el resultado esperado y un plazo concreto. Usa el método SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con Tiempo definido) para establecer las reglas de juego.
3. Uso de Plantillas y Procedimientos Estandarizados
• Herramientas: Google Docs, plantillas de correos o manuales rápidos.
• Cómo usarlas: Crea guías sencillas para tareas comunes. Si delegas una actividad recurrente como responder correos o hacer pedidos, una plantilla asegura que se haga de manera consistente.
4. Establecimiento de Rutinas y Roles Claros
• Estrategia: Define roles claros en casa o en el trabajo. Por ejemplo, en casa cada persona tiene asignada una tarea específica (quién saca la basura, quién cocina) y en el trabajo, cada miembro del equipo sabe cuáles son sus responsabilidades y cómo contribuyen al objetivo general.
Ejemplo Práctico: Delegar en Casa
• Si cada semana discutes con tu familia sobre quién saca la basura elabora y distribuye una simple tabla con turnos asignados. Esto evita malentendidos y asegura que cada uno de los miembros asuma su parte sin necesidad de recordatorios constantes.
La clave para delegar bien es establecer claramente el qué, cómo y cuándo, y luego soltar el control. Y si algo llegará a fallar, recuerda: hasta los aviones más modernos necesitan recalibrarse de vez en cuando.
Implementar estas herramientas en tu vida no requiere mucho tiempo ni dinero pero sí un poco de práctica y constancia, lo bueno es que como cualquier habilidad mejorarás con el tiempo de eso puedes estar seguro.
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